Nota Fiscal: o que é e qual a importância
A Nota Fiscal (NF) é um registro que formaliza a compra e venda de produtos e serviços realizados por empresas ou pessoas físicas (PF). Ela reúne informações relevantes sobre o bem comercializado e é bastante utilizada em processos de troca, devoluções, importações e exportações e, principalmente, para o recolhimento de impostos e tributações.
O documento faz parte do dia a dia operacional do negócio e de suas responsabilidades fiscais, além de proporcionar ao cliente mais segurança na aquisição de produtos e serviços.
Emitir notas fiscais é uma atividade fundamental na rotina das empresas, mas sem as ferramentas corretas e o conhecimento adequado, a tarefa pode ser complicada. Os diferentes tipos de notas, exigências e cenários de exceção precisam ser conhecidos para que a pessoa empreendedora saiba como proceder corretamente.
Sobre exceções, vale pontuar que, diferente de outros enquadramentos, o MEI é obrigado a emitir nota fiscal somente para outras empresas, ou caso o cliente pessoa física solicite. Para verificar se a sua situação se encaixa em algum tipo de dispensa da obrigatoriedade de emissão, é válido consultar o portal da Secretaria de Fazenda (Sefaz) do seu estado.
Para as demais empresas do Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido e Empresa de Pequeno Porte (EPP), é imprescindível emitir o documento fiscal.
Principais tipos de Nota Fiscal
De forma prática, o primeiro passo para emitir notas fiscais é ter em mente em qual categoria a empresa ou a pessoa física se enquadra para, posteriormente, buscar a emissão das notas com os departamentos corretos. Para isso, veja abaixo os tipos de notas fiscais e a quem cada uma se destina:
Nota Fiscal Avulsa
É a maneira mais simplificada para microempreendedores emitirem suas notas, pois não é necessário ter um CNPJ — no caso de autônomos, por exemplo. Porém, vale ressaltar que não são todos os estados que aceitam essa modalidade, por isso é necessário confirmar na sua região. Para emiti-la, é preciso comparecer à prefeitura de sua cidade, mas apenas se essa opção não estiver disponível no site do órgão.
Desse modo, o microempreendedor será informado sobre a existência dessa opção de nota fiscal em seu estado e, caso haja a possibilidade de emissão, receberá a lista de documentos necessários.
A Nota Fiscal Avulsa é indicada para negócios que não têm um volume de venda constante e necessidade de emissão da nota esporádica. Há possibilidade de emissão manual (em papel) ou via meio eletrônico, conforme descrito abaixo.
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
Segue o mesmo princípio da Nota Fiscal Avulsa, mas é emitida de forma eletrônica. Para trabalhar com essa modalidade de nota, é necessário realizar os mesmos passos para a Nota Avulsa.
Vale ressaltar que somente alguns estados disponibilizam esse tipo de serviço e há a etapa adicional de emissão da nota junto ao site da Sefaz e não via papel.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Para saber como emitir Nota Fiscal Eletrônica, deve-se entrar em contato com a Secretaria da Fazenda de seu estado e obter a relação de documentos necessários para autorização da emissão.
Na maioria dos casos, também é preciso adquirir um certificado digital para assinar as notas. Importante lembrar que os valores de certificados digitais variam de acordo com a modalidade e empresa que os comercializam.
Além disso, existe o emissor de notas, que é um programa criado para esse fim.
É possível realizar o download gratuito do emissor no site da Sefaz, que disponibiliza o software criado para uso de acordo com cada estado.
Caso a empresa tenha acesso a um profissional de contabilidade, pode pedir orientações sobre as opções disponíveis para a emissão de notas no contexto específico da empresa, o que facilita muito o processo.
Inclusive, há soluções no mercado que integram as diferentes partes do fluxo de emissão para que o empreendedor consiga gerir tudo relacionado à emissão de notas em um só lugar, como é o caso do Tiny. Saiba mais no vídeo abaixo:
Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e)
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é exclusivamente digital e veio para substituir o antigo cupom fiscal e a obrigatoriedade de impressoras fiscais, reduzindo gastos com papel. Seu uso principal ocorre em vendas presenciais ou em entregas a domicílio, por exemplo.
Como a comunicação é feita diretamente com a Sefaz, há muito mais agilidade tanto para o negócio quanto para o consumidor final, que pode realizar a consulta da nota online.
Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)
No caso da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, a emissão é específica para os casos em que há prestação de serviço, como um atendimento médico, por exemplo. O objetivo principal é reduzir o gasto em papéis, formalizar os tributos, e garantir segurança e agilidade nas transações.
👉 Leia mais: 7 tipos de notas fiscais eletrônicas e como fazer emissão
Como emitir Nota Fiscal
Agora que você já está ciente da importância da emissão e dos tipos de Notas Fiscais disponíveis, é hora de aprender como emitir uma nota na prática, seja eletrônica ou não. Vamos à explicação!
Defina o tipo de Nota
O tipo de Nota a ser emitida depende essencialmente da natureza do seu negócio (MEI, Simples Nacional etc.) e das características do que será comercializado, como produtos, serviços, vendas presenciais, entre outros.
Faça o credenciamento na Secretaria da Fazenda
Assim que você identificar o enquadramento da sua empresa, deve prosseguir para o credenciamento no site da Secretaria da Fazenda do seu estado.
Depois disso, é preciso obter a lista de documentos exigidos para dar entrada, que varia de estado para estado e, também, conforme o tipo da empresa.
É o cadastro na Sefaz que irá fornecer a autorização necessária para emissão de Nota Fiscal, e, no caso da emissão eletrônica, as credenciais para o acesso ao sistema de emissão.
Tenha certificado digital
O certificado digital fornece uma camada extra de segurança para documentos eletrônicos. Funciona como uma espécie de identidade virtual que valida a autenticidade e confiabilidade das informações em transações digitais. Vale ressaltar novamente que o MEI é uma exceção e não é obrigado a ter certificado digital.
O mercado disponibiliza uma série de soluções em certificações digitais, com mais ou menos funcionalidades, garantias de proteção e preços. Vale realizar uma busca e ler atentamente as informações para escolher o melhor custo-benefício.
Contrate um software
Falando em soluções de mercado, há diversos softwares que buscam facilitar o processo de emissão de Notas Fiscais e poupar o tempo da empresa – alguns gratuitos e outros pagos. Saiba mais a seguir:
Softwares gratuitos
A principal vantagem ao utilizar um software gratuito é, de fato, a economia para o negócio. Porém, ao avaliar as opções disponíveis, atente-se para o nível de segurança oferecido pelo software. Afinal, informações sensíveis da sua empresa estarão disponíveis na ferramenta.
Além disso, a quantidade de funcionalidades provavelmente será limitada, e, uma vez que a sua empresa cresça, pode ser necessário migrar para uma solução mais completa.
Softwares pagos
Softwares pagos podem ser mais confiáveis e oferecer serviços que sejam customizados para as necessidades da sua empresa. A maioria tende a oferecer um período de teste gratuito, que pode ser bem positivo para avaliar se há melhora nos fluxos e maior agilidade nos processos do dia a dia, como é o caso do Tiny.
Tiny é um sistema de gestão completo e integrado que oferece a você tudo isso aqui:
- Emissão de notas fiscais
- Cadastro de clientes e produtos
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Emissão de Nota Fiscal para MEI
O caso do profissional MEI é uma exceção, pois não entra na obrigatoriedade de emissão de Notas Fiscais quando há venda ou prestação de serviço para pessoa física – a não ser quando o próprio cliente solicita a emissão.
O MEI é obrigado a emitir nota quando a comercialização ocorre entre empresas e ao utilizar transportadoras para envio de mercadorias, seja para fora do estado ou internamente.
A principal diferença em relação a outras empresas está no fato de o MEI não pagar impostos para a emissão da Nota Fiscal e não precisar de um certificado digital, o que simplifica o processo de emissão.
Para MEIs, a forma mais indicada para realizar a emissão de notas é por meio eletrônico via NF-e. Acesse o site da Sefaz para receber a lista de documentos necessários e realizar o seu cadastro ou então contrate soluções como o Tiny ERP.
Profissionalize sua operação emitindo Notas Fiscais!
A partir deste texto, esperamos que fique mais fácil se orientar sobre a emissão de notas fiscais. Vale ressaltar que as obrigações fiscais devem ser administradas com total atenção, visto que problemas como a omissão de notas podem gerar multas de acordo com cada caso. Por isso, siga as leis de fiscalização à risca de modo a evitar maiores problemas.
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Fonte: https://olist.com/blog/
